【労働法】従業員のパソコンをチェックするためには？

近年、パソコンは職場のあらゆる場面で使用されており、従業員1人に1台パソコンを貸与する会社も増えています。こうした背景から、貸与されたパソコンを利用して、就業時間中あるいは休憩時間中に業務と関係ないウェブサイトを閲覧したり、私的な電子メールの送受信を行うといった状況が多く見受けられます。これらの行為により安全でないウェブサイトへのアクセスが行われ、場合によってはコンピュータウイルスに感染するといった問題が発生します。また会社で認められていないソフトウェアをインストールすることで、会社の機密情報を漏えいすることに発展しかねません。またそれ以前に就業時間中にこれらの行為をすることで生産性の低下も懸念されます。

経済産業省から出されているモニタリングに関するガイドライン

これらを防止するためには、従業員のパソコン利用状況を確認（モニタリング）するといった対策が有効です。ただし、会社が業務を行うために従業員にパソコンを貸与した場合であっても、モニタリングは従業員の個人情報の入手にあたるため、その実施に当たっては一定の配慮が必要となります。詳細な取扱いについては経済産業省から出されているガイドライン（「個人情報の保護に関する法律についての経済産業分野を対象とするガイドライン」）に示されており、具体的には以下のポイントが挙げられます。

①モニタリングの目的、すなわち取得する個人情報の利用目的をあらかじめ特定し、社内規程に定めるとともに、従業員に周知すること。

②モニタリングの実施に関する責任者とその権限を定めること。

③モニタリングを実施する場合は、あらかじめモニタリングの実施について定めた社内規程案を策定するものとし事前に社内に徹底すること。

④モニタリングの実施状況については、適正に行われているか監査又は確認を行うこと。

モニタリングを実施する際に必要となる就業規則の定めこれらを踏まえ、モニタリングの実施を行う前に就業規則にモニタリングに関する根拠条文を定める必要があります。

また、業務と関係ないウェブサイトを閲覧しないこと、会社の電子メールを私的に利用しないことなども規定し、従業員に対して就業時間中には職務に専念することを明確にしておく必要があります。

なお、私的利用については、業務に付随して行われる軽微なものである場合には就業規則の違反に該当しないと解釈された裁判例もあるため、モニタリングの結果を厳格に運用しすぎて、軽微なものまでを懲戒処分の対象にすることのないようにしなければなりません。

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フォレスト社会保険労務士事務所　社労士　林英彦

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