マイナンバーは、法律で限定的に明記された場合以外で、提供を求めたり、利用したりすることは禁止されています。
本人の同意があったとしても、法律で認められる場合以外でマイナンバーの提供や利用はできません。
また、マイナンバーを従業員から取得する際、法律で認められた利用目的を特定し、通知又は公表することが必要です。
源泉徴収や年金・医療保険・雇用保険など、複数の目的でマイナンバーを利用する場合、まとめて目的を示すことが認められており、就業規則に明記する方法があります。
《記載例》
（採用時の提出書類）
第○条 労働者として採用された者は、採用された日から 週間以内に次の書類を提出しなければならない。
① 履歴書
② 住民票記載事項証明書
③ 自動車運転免許証の写し（ただし、自動車運転免許証を有する場合に限る。）
④ 資格証明書の写し（ただし、何らかの資格証明書を有する場合に限る。）
⑤ 個人番号カードまたは通知カード（提示）
⑥ その他会社が指定するもの
２ 前項の定めにより提出した書類の記載事項に変更を生じたときは、速やかに書面で会社に変更事項を届け出なければならない。
３ 第1項第5号で取得する個人番号の利用目的は次の通りとする。
① 給与所得の源泉徴収票作成事務
② 健康保険・厚生年金保険届出事務
③ 雇用保険届出事務
④ 労働者災害補償保険届出事務
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