社長：谷村さんは、休職から復帰したと思ったら、また欠勤してるの？

部下：早速、 休職の申請が出てますよ。

社長：でも、もう少しで１年間の休職期間が満了するから、これ以上の休職は無理やな。

　　　退職になるから、次はきちんと出勤してくれる人を採用せな…

部下：社長、谷村さんは一旦復帰したから休職期間はリセットされて、

今月から休職期間が再スタートですよ。

社長：えー　じゃー今からまた1年間！　いつになったら新しい人が採用できるんやろ。

社会保険労務士からの就業規則作成へのアドバイス！

１　休職期間の設定に注意しましょう！

一般的な就業規則の場合、休職期間が2年間とされているものがあります。また対象者を明確にしていない場合は試用期間中でも休職を利用できることになります。

自社に合った現実的な内容に改めましょう。

２　通算の規定を定めておきましょう！

通算のルールがないと休職と復帰を繰り返し永遠に休職できることになります。よって“同様の事由での休職は通算する”などの取り決めが必要です。

また体調不良による休職からの復帰については会社の指定する医師が認めたとき等、復帰のルールを厳格にしておきましょう。

３　休職期間の満了による退職を定めましょう！

休職期間が満了した場合は、一般退職（自然退職）となる旨をあらかじめ明確にしておくことにより、スムーズな退職手続きにつながり不要なトラブルを防止できます。

休職期間中の従業員との関係が途切れないようにコミュニケーションの取り方や社会保険料の負担・支払方法を決めておきましょう。

診断書の費用負担も揉める要素の一つですので取り決めておくことをお勧めします。

社長：来月で退職だな。今までご苦労様。

部下：お世話になりました。明日から有休休暇を消化させて頂きますので、今日でお別れですね。

社長：えっ　仕事の引き継ぎは？　　途中の仕事もいっぱいあったやろ？

部下：さー　それは、どうするかよくわかりません。

でも、マニュアルはありますから、なんとかなるんじゃないですか？

社長：連絡はつくんやろ？

部下：明日から一ヶ月の海外旅行に行くので連絡は付きにくいかと思います。

社長：そんな、無責任な…

社会保険労務士からの就業規則作成へのアドバイス！

１　退職の申し出の期限に余裕を持たせましょう！

一般の就業規則では「退職希望日の30日前までに申し出る」と定められているケースが多いですが、後任の採用とその後の業務引き継ぎを考えると30日で全てを完了することは難しいです。

少なくとも60日前に設定し余裕のある業務引き継ぎにしましょう。

２　業務引き継ぎ期間をあらかじめ設定しておきましょう！

退職の申し出から退職日までの間、すべてを有給休暇で申請されると業務引き継ぎができなくなります。

退職日からさかのぼって２週間は実際に勤務しなければならない旨を明記しておきましょう。

３　引き継ぎをしなかった場合の退職金減額規定を！

退職金を支給する会社であれば、その支給要件に“後任者への必要な業務引き継ぎの実施”を加えておきましょう。

これにより、業務引き継ぎを実施しない場合には退職金を減額するという会社の姿勢を示すことができます。

退職時によくあるトラブルで、会社から貸与された物品を返却しないというものがあります。

この予防策として、退職時の給与は振込ではなく、会社にて手渡しにより支払うように定めます。

これにより必然的に来社することになるので、その場で物品を返却してもらいましょう！

社長：今回のパワハラの一件で山崎部長も反省しただろう。

　　　被害を受けた山田君が退職するのは残念だけど、いい薬になったと思うで！

部下：社長、山田君から会社に内容証明郵便が来ていますよ！

社長：なになに『今回の一件は、会社の管理不行き届きが原因なので会社にも損害賠償を請求します。』って！

部下：やばいですね。

社長：これは山崎部長がやったことなのに、会社も責任を問われてしまうんか？

　　　ただでさえ、経営が大変やのに。

社会保険労務士からの就業規則作成へのアドバイス！

１　パワーハラスメントに関する相談は急増中！

職場でのいじめや嫌がらせの相談件数はH14年の6,600件からH23年には45,900件まで、実に7倍近い伸びを示しています。

２　セクハラと同様に会社の対応が求められる！

セクハラでは、厚生労働大臣からの通達で就業規則等に防止のための方針を規定したり、懲戒について規定し周知することが求められています。

今の社会環境の変遷を考えるとパワハラも同様の規定をしておくことがよいでしょう。

３　厚生労働省がまとめるパワハラ行為類型！

(1)暴行・傷害（身体的な攻撃）

(2)脅迫・名誉毀損・侮辱・ひどい暴言（精神的な攻撃）

(3)隔離・仲間外し・無視（人間関係からの切り離し）

(4)業務上明らかに不要なことや遂行不可能なことの強制、仕事の妨害（過大な要求）

(5)業務上の合理性なく、能力や経験とかけ離れた仕事を命じる ことや仕事を与えないこと（過小な要求）

(6)私的なことに過度に立ち入ること（個の侵害）

パワハラとは、職務上の地位や人間関係などの職場内の優位性を背景に、業務の適正な範囲を超えて、精神的・身体的苦痛を与える又は職場環境を悪化させる行為を言います。

よって行為類型は、これ以外の行為は問題ないということではないことに注意する必要があります。

部下：「探さないでください」って置き手紙だけ残して、それっきりですよね。

ご両親も心配してるけど、まだ連絡がないって言うし…

社長：田村君が負担する 社会保険料もずっと会社が立て替えることになるし、

　　　そろそろ退職してもらわなあかんな～

　　　でも、退職願は、誰に書いてもらったらいいんやろう？

　　　あっ　代わりに書いてくれへん？

部下：社長、有印私文書偽造じゃ…

社会保険労務士からの就業規則作成へのアドバイス！

１　失踪者を解雇することは極めて困難！

一般的な就業規則では、無断欠勤による懲戒解雇という手続きになります。

しかしながら、対象者が不在のため解雇の意思を伝えることができません。

この場合、公示送達という手続きになりますが、弁護士に依頼するため費用と時間がかかり現実的でありません。

２　失踪時の退職について就業規則に定めておきましょう！

就業規則に「社員が行方不明になって14日が経過した場合、一般退職（自然退職）とする。」と明記しておけば、このような案件にも対応できます。

３　身元の確認、保証人の設定はしっかりと！

本人と連絡が取れなくなった場合、社会保険料の徴収や社宅等に放置された私物の処分などの対応に苦慮します。

入社時の身元確認や保証人の設定については厳格に行い身内の方や保証人と連携して対応できる体制を備えておきましょう。

私的な理由による失踪であれば、やむを得ないですが仕事に悩んでのものであれば、大きなトラブルに発展する恐れもあります。

日常でのコミュニケーションと共に会社でも面談制度などを導入し、従業員のメンタルヘルスに注意を払いましょう。

部下：社長、高田さんがが去年のお父さんのお葬式のときの特別休暇5日分を今月取るって言ってます。

社長：えっ　もう半年以上も前の話やんか。　あの時、仕事が忙しくて休んでいる暇はないって言っとったで！　なんで今更？

部下：でも、「いつまでに取らないといけないと決まってないし、仕事を優先して休みを先送りにしたんだから当然の権利だ。」って言ってました。

社長：権利か～　忌引き（特別休暇）ってそもそも必要なのかな？

社会保険労務士からの就業規則作成へのアドバイス！

１　会社に特別休暇を設定する義務はありません！

ほとんどの就業規則で慶弔関連のための特別休暇が設けられています。

そのため設定しないといけないと思われがちですが年次有給休暇と違い法令により設定を強制されるものではありません。

よって、特別休暇を設定するかしないかは、会社の判断です。

２　特別休暇を設定する目的は？

特別休暇があると堂々と休めるという部分で従業員は安心するでしょう。

また入社間際で年次有給休暇が付与されていない場合、欠勤により給与の減額が生じますので、これをカバーすることができます。

３　運用ルールは明確にして周知を！

どんな場合に特別休暇を与えるか、有効期間をいつまでとするか、有給か無給か等、運用上のルールを決めて周知しておかないと揉める原因になります。

良かれと思って設定した特別休暇が原因で従業員に不満を持たれることはナンセンスです。

年次有給休暇がうまく消化できていない会社が多くあると思います。

よって年次有休休暇が残っている場合は、特別休暇に優先して消化することを推奨しましょう。

この場合、特別休暇を使用したときは、賞与を減額するなど“年次有休休暇を使う方が有利”という仕組みを作っておくと効果的です。

社会保険労務士からの就業規則作成へのアドバイス！

１　解雇予告が不要な期間は採用から14日間だけ！

試用期間の従業員は、解雇予告が不要しされています。しかし、14日を過ぎれば解雇予告が必要となるので通常の解雇と同様に解雇日の30日前に通知する必要があります。

就業規則で定める“試用期間”と“解雇予告不要期間”は一緒ではないということです。

２　本採用の見送りは簡単？

試用期間が終わり本採用を認めない場合は、解雇としての取り扱いになります。よって、本採用をしない理由（解雇する理由）を明確にしなければなりません。

本採用を見送る際の条件を明示しておくことがトラブル防止につながります。

３　試用期間の延長ができる取り決めを！

試用期間中に体調不良などで欠勤をして、十分に適正を判断できないケースがあります。

その時のために試用期間を延長できるように就業規則に明記しておきましょう。

試用期間の間は契約社員として雇用契約を結ぶことをお勧めします。

これにより「試用期間なんて聞いていない！」というようなトラブルを防止することができます。

本採用の場合は、改めて正社員として雇用契約を結びましょう！

社会保険労務士からの就業規則作成へのアドバイス！

１　就業規則の適用範囲を明確にしましょう！

正社員、契約社員、パートタイマーによって働く条件や給与の支払い方法等が異なるのが一般的です。

しかし、就業規則に適用範囲が明確にされていないと、どの項目がパートタイマーにも適用するのか等が不明確で混乱を招く恐れがあります。

２　社員の区分を明確にしましょう！

そもそも正社員とはどういう人？　パートタイマーとは？等、その線引きが曖昧なケースが多いと思います。客観的な基準で明確な区分を設定しましょう。

３　雇用形態ごとの就業規則作りにトライしよう！

会社が一定の規模になれば、契約社員用、パートタイマー用の就業規則を作成し運用の精度を上げていきましょう。

また、パートタイマーについては雇入れ通知書に退職金の有無等を明記することが法律により義務付けられています。

出来ていなければ早急な対応が必要です。

パートタイマーの待遇は、通常の労働者と比較して低くなりがちなためパートタイム労働法により、通常の労働者との均衡のとれた待遇を確保することを期待されています。

パートタイマーをコスト調整弁としての位置づけから一歩踏み込んだ育成や権限移譲にも取り組んでいきましょう！

部下：でも、社長。うちの会社って就業規則ありましたっけ？

社長：ないとアカンの？　一応 、かなり昔に作ったはずやけど…

部下：かなり昔ですか？　ルールがないとダメらしいですよ。

社長：あの頃は、インターネットも無かったから、インターネットに関するルールは無いな～

社会保険労務士からの就業規則作成へのアドバイス！

１　懲戒処分をするためには、まず就業規則の整備を！

日常生活で考えると私たちが定められていない法律で罰せられることがないように、会社でも就業規則に定められていないルールで従業員に懲戒処分を行うことはできません。

２　どのような行為が懲戒に該当するか明確しましょう！

懲戒に該当する行為をきちんと列挙しておくことにより、従業員の教育および違反行為の予防につながります。また懲戒処分の妥当性について争いになった場合にも有利に進むと考えられます。

３　手続きをルール化しましょう！

懲戒処分をする時は、理由をはっきりさせ本人に弁明の機会を与え公正に検討するといった手続きが求められます。

懲罰委員会を設置する等、事前にルールを定めておくことで混乱なく進めることができます。

インターネットや個人情報の管理、パワハラなど会社を取り巻く状況はめまぐるしく変わっていきます。

就業規則の内容は毎年チェックするぐらいが丁度よいでしょう。

懲戒の列挙でカバーしきれないものについては、「その他前各号に準ずる非行、秩序違反があったとき。」という包括条項をいれてカバーしましょう！