【法改正】これで安心!マイナンバー③

企業が個人番号を取り扱う上では、取得、利用・提供、保管・廃棄、安全管理措置を適切に実施する必要があります。今回は、個人番号の取得にスポットを当てます。

 

企業が個人番号を取り扱う上での注意点/取得編

 

個人番号を取得する際には、利用目的を特定し明示する必要があります

・たとえば、源泉徴収のために取得した個人番号は、源泉徴収に関する事務に必要な限度でのみ利用可能です。

・なお、従業員から個人番号を取得する際に、源泉徴収や雇用保険・健康保険・厚生年金保険の手続きなど、

利用目的を包括的に明示して取得し、利用することは差し支えありません。

注.利用目的を後から追加することはできません。

 

成りすまし防止のためにも、本人確認を厳格に行う必要があります

・本人確認では、①正しい番号であることの確認(番号確認)と、②手続を行っている者が番号の正しい持ち主で

あることの確認(身元確認)を行うこととされています。所定のルールに従って行う必要があり、原則として、下図のように行うこととされています(政府資料)。
HP8月画像

・対面だけでなく、郵送、オンライン、電話により個人番号を取得することができますが、その場合にも、

所定のルールに従った番号確認と身元確認が必要となります。

・本人確認は、個人番号の提供を受ける都度、行う必要があります。たとえば、従業員から個人番号を記載した

扶養控除等申告書を毎年提出してもらう場合、本人確認も毎回行う必要があります。

ただし、2回目以降の番号確認は、初回に本人確認を行って取得した個人番号の記録と照合する方法でも構いません。また、身元確認については、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると認めるときは、身元確認のための書類の提示は必要ありません。

 

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疑 問:従業員の扶養家族の個人番号を取得するときは、扶養家族の本人確認も行わなければならないのか?

 

回 答:扶養家族の本人確認は、各制度の中で扶養家族の個人番号の提供が誰に義務づけられているのかによって

異なります。

たとえば、扶養控除等申告書については、従業員が、企業に提出することとされているため、従業員が、その扶養家族の本人確認を行う必要があります(企業側が、扶養家族の本人確認を行う必要はありません)。

一方、国民年金の第3号被保険者の届出については、従業員の配偶者本人が企業に対して届出を行う必要がありますので、企業側が当該配偶者の本人確認を行う必要があります。通常は従業員が配偶者に代わって事業主に届出をすることが想定されますが、その場合は、従業員が配偶者の代理人として個人番号を提供することとなりますので、企業は代理人から個人番号の提供を受ける場合の本人確認を行う必要があります。なお、配偶者から個人番号の提供を受けて本人確認を行う事務を事業者が従業員に委託する方法も考えられます。

 

 

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